Satınalma kararları operasyonel performansı artırabilir veya bozabilir. Tüm satın alımları aynı şekilde ele alan şirketler, satınalma sürekliliğini iyileştirmek ve temel iş önceliklerini desteklemek için aşırı harcama, tedarikçi başarısızlıkları ve kaçırılan fırsatlar riski taşır. Farklı mal ve hizmet türlerini yönetmek için net bir strateji olmadan, satınalma ekipleri kaynakları etkili bir şekilde tahsis etmek veya tedarik kesintilerine yanıt vermek için mücadele eder.
Kraljic Matrisi, satınalmaya yapı ve stratejik odaklanma getirmenin kanıtlanmış bir yolunu sunar. Harcamaları arz riskine ve kar etkisine göre sınıflandırarak, şirketlerin kaynak bulma çabalarına öncelik vermesine, güvenlik açıklarını azaltmasına ve değeri en üst düzeye çıkarmasına yardımcı olur.
Bu makalede, matrisin nasıl çalıştığını açıklayacağız, dört çeyreğinin her birini parçalayacağız ve pratikte nasıl uygulanacağını göstereceğiz.
Kraljic Matrisi nedir?
Kraljic Matrix, şirketlerin tedarikçi ilişkilerini daha etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış stratejik bir tedarik aracıdır. Satın alınan ürün ve hizmetleri iki boyuta göre dört kategoriye ayırır: satınalma riski ve kar etkisi. Bu sınıflandırma, satınalma ekiplerinin, herkese uyan tek bir yaklaşım kullanmak yerine, kaynak bulma stratejilerini her bir öğenin kritikliğine göre uyarlamasına olanak tanır.
Matris, kritik olmayan kalemleri şirketin operasyonları veya finansal performansı için hayati öneme sahip olanlardan ayırarak görünürlüğü artırır, riski azaltır ve zaman ve kaynakların daha akıllı tahsisini destekler. Satınalma, maliyete odaklanan reaktif bir süreçten genel iş hedefleriyle uyumlu proaktif bir işleve kaydırır.
Matrisin Arkasındaki Hikaye
Kraljic Matrisi 1983'te Peter Kraljic tarafından tanıtıldı Harvard Business Review makalesi “SatınAlma Tedarik Yönetimi Olmalı” O zamanlar, satınalma hala öncelikle taktik bir işlev olarak görülüyordu. Kraljic, finansta kullanılan risk yönetimi ilkelerinden esinlenerek tedarikçi yönetimine portföy tabanlı bir yaklaşım önererek bu zihniyete meydan okudu.
Temel görüşü, farklı satınalma türlerinin potansiyel iş etkilerine ve pazar karmaşıklığına bağlı olarak farklı yönetim stratejileri gerektirdiğiydi. Geliştirdiği matris, şirketlerin maliyet tasarrufunun ötesine geçmesine ve arz istikrarı, yenilik ve stratejik uyum gibi uzun vadeli hususları ele almasına izin verdi.
Kraljiç'in yaklaşımı, satınalma düşüncesinde bir dönüm noktası oldu ve şimdi dediğimiz şeyin temelini attı ''stratejik kaynak bulma''. Bugün Kraljic Matrisi yaygın olarak öğretilmekte, uyarlanmıştır ve hatta entegre edilmiştir. satın alma yazılımı veri odaklı karar vermeyi destekleyen platformlar.
Kraljic Matrisinin Dört Dörtlüğü
Kraljic Matrisinin gücü sadeliğinde yatıyor. Satınalma ekiplerinin öğeleri iki temel değişkene göre sınıflandırmasına yardımcı olur:
- Kar Etkisi - Bir kalemin şirketin finansal performansını, maliyet yapısını veya operasyonel verimliliğini ne ölçüde etkilediği.
- Satınalma Riski Pazar koşulları, sınırlı tedarikçi mevcudiyeti veya lojistik karmaşıklık nedeniyle satınalma kesintisi olasılığı.
Bu, kendi riskleri, öncelikleri ve kaynak bulma stratejileri olan dört kategori ile sonuçlanır.
1. Kritik Olmayan Ögeler
Tanımı: Düşük kar etkisi, düşük arz riski.
Örnekler: Ofis kırtasiye malzemeleri, temel bakım araçları, standart paketleme.
Riskler ve Etki: Bu ögelerin temin edilmesi kolaydır, yaygın olarak bulunur ve şirketin performansına minimum düzeyde katkıda bulunur. Kötü yönetim küçük verimsizliklere neden olabilir, ancak stratejik zararlara neden olmaz.
Yönetim Stratejisi:
- Genel giderleri azaltmak için satınalma süreçlerini kolaylaştırın.
- E-satınalma araçlarını veya katalogları kullanın.
- Zamandan tasarruf etmek ve işlem maliyetlerini azaltmak için satın alımları gruplandırın ve onayları otomatikleştirin.
- Bu öğeleri aşırı analiz etmekten veya kaynakları fazla tahsis etmekten kaçının.
2. Kaldıraç Ögeleri
Tanımı: Yüksek kar etkisi, düşük arz riski.
Örnekler: Dökme hammaddeler, enerji kaynakları, nakliye hizmetleri.
Riskler ve Etki: Bu kalemler satınalma bütçesinin önemli bir bölümünü temsil eder, ancak satınalma tabanı rekabetçi ve istikrarlıdır. Şirketler güçlü pazarlık gücüne sahiptir ve fiyatlandırma ve hizmet seviyelerini etkileyebilir.
Yönetim Stratejisi:
- Harcamaları birleştirerek müzakere gücünü arttırın.
- RFQ'lar ile rekabeti yönlendirin ve güçlendirin.
- Maliyet optimizasyona, kalite ve teslimat performansına odaklanın.
- Fiyatlandırmayı rekabetçi tutmak için tedarikçi tabanını periyodik olarak yeniden değerlendirin.
3. Darboğaz Ögeleri
Tanımı: Düşük kar etkisi, yüksek arz riski.
Örnekler: Sektöre özgü elektronik, tescilli kalıplar veya kalibrasyon ekipmanları gibi özel araçlar, niş yazılım lisansları gibi özel bileşenler.
Riskler ve Etki: Bu kalemler genellikle toplam harcamaların en büyük yüzdesini oluşturmaz, ancak sınırlı bir tedarikçi tabanı veya sıkı teknik özellikler nedeniyle tedarik edilmesi zordur. Bir sorun, operasyonları kesintiye uğratarak planlanmamış maliyetlere neden olabilir.
Yönetim Stratejisi:
- Emniyet stoğu, alternatif tedarikçiler veya çerçeve anlaşmalar yoluyla güvenli satınalma.
- Kapasitelerinin ve teslim sürelerinin görünürlüğünü sağlamak için tedarikçilerle yakın ilişkiler kurun.
- Artan arz kısıtlamalarına işaret edebilecek pazar eğilimlerini izleyin.
4. Stratejik Ögeler
Tanımı: En yüksek kar etkisi, en yüksek arz riski.
Örnekler: Uygulama Programlama Arayüzü (API'ler), temel üretim bileşenleri, stratejik danışmanlık hizmetleri.
Riskler ve Etki: Bu öğeler hem temel operasyonlar hem de rekabet avantajı için hayati öneme sahiptir. Satınalma kesintileri ciddi finansal veya itibar sonuçlarına yol açabilir. Pazar genellikle sınırlıdır ve tedarikçi ilişkileri birbirine bağlıdır.
Yönetim Stratejisi:
- Ortak hedefler, şeffaflık ve ortak planlama ile uzun vadeli ortaklıklar geliştirin.
- Tedarikçi performans izlemeye, inovasyon işbirliğine ve risk azaltmaya yatırım yapın.
- Satınalma sözleşmeleri ile değer yaratın.Teşvikleri uyumlu hale getirin ve karşılıklı bağlılığı sağlayın.
- Jeopolitik veya lojistik riskler artarsa kaynaklarınızı çeşitlendirin ve yakın olan tedarikçileri seçin.
Kraljic Matrisindeki her öge, bir satınalma yaklaşımını yönlendirir. Bu farklılıkları anlamak, satınalma profesyonellerinin her bir öğe türüne doğru çabayı ve stratejiyi uygulamalarını sağlar.
Kraljic Matrisi Satınalmada Nasıl Kullanılır: Adım Adım
Kraljic Matrisini uygulamak, harcamaları kategorize etmekten daha fazlasını gerektirir. Satınalma verilerini eyleme geçirilebilir plana dönüştüren yapılandırılmış bir süreçtir. Metodik olarak kullanıldığına matris, ktedarikçi bulma kararlarının iş öncelikleri ve pazar dinamikleri ile uyumlu hale getirilmesine yardımcı olur.
Satınalma Portföyünüzü Haritalayın
Satın alınan mal ve hizmetlerin kapsamlı bir listesini toplayarak başlayın. Bunları kategoriye, tedarikçiye, harcama hacmine ve kullanım sıklığına göre gruplandırın. Bu envanter analizin temelini oluşturur.
Temel girdiler, ürün veya kategori başına toplam harcama, tedarikçi sayısı, sözleşme durumu ve şartlarının yanı sıra her bir kalemin operasyonlara olan kritikliğini içerir.
Satınalma gösterge panolarını kullanın veya harcama analizi araçları doğruluğu sağlamak ve gizli maliyetleri veya parçalanmış satın alımları gözden kaçırmamak için.
Arz Riski ve Kar Etkisini Değerlendirin
Ardından, her bir maddeyi kar etkisi ve arz riski boyutları boyunca puanlayın.
Maddenin şirketi finansal olarak nasıl etkilediğini değerlendirin. Yüksek harcama, marjlar üzerinde doğrudan etki veya temel operasyonlar üzerindeki etki, yüksek etkinin göstergeleridir.
Ögeyi güvenilir bir şekilde tedarik etmenin ne kadar zor olduğunu inceleyin. Tedarikçi kullanılabilirliği, geçiş maliyetleri ve piyasa oynaklığı gibi faktörleri göz önünde bulundurun.
Tutarlı bir ölçek kullanın (örn. Düşük/orta/yüksek veya 1—5) ve işlevler arası ekiplerle girdileri doğrulayın.
Matriste Ögeleri Çizin
Her bir öğeyi veya kategoriyi dört kadrandan birine yerleştirin:
Bu görsel temsil, süreçlerin otomatikleştirilebileceği veya basitleştirilebileceği yerlere kıyasla tedarikin stratejik dikkati nereye odaklaması gerektiğini belirlemeyi kolaylaştırır. Ayrıca departmanlar arasında önceliklerin daha iyi iletişimini destekler.
Öge Başına Kaynak Kullanma Stratejilerini Tanımlayın
Yaklaşımınızı öge sınıflandırmasına göre uyarlayın:
- Kritik Olmayan: Süreçleri kolaylaştırın ve otomatikleştirin. Katalogları ve küçük dokunuşlu tedarik yöntemlerini kullanın.
- Kaldıraç: Hacim konsolidasyonu, rekabetçi teklif verme ve tedarikçi performans yönetimi yoluyla maliyeti optimize edin.
- Darboğaz: Emniyet stoğu, yedek kaynaklar ve yakın tedarikçi koordinasyonu yoluyla satınalma sürekliliğini sağlayın.
- Stratejik: Ortaklıklar, ortak girişimler ve yenilik odaklı sözleşmeler geliştirin. Tedarikçi işbirliğini ürün yaşam döngüsü planlamasına dahil edin.
Stratejinizi belgeleyin ve satınalma, finans ve iş birimi paydaşlarının uyumlu olmasını sağlayın.
Düzenli olarak gözden geçirin ve güncelleyin
Statik bir matris zamanla değer kaybeder. Etkili olmak için Kraljic Matrisinin satınalma işletme modelinizin dinamik bir parçası olması gerekir.
Yinelenen bir inceleme döngüsü ayarlayın ve güncellemeleri iş planlaması veya kategori incelemelerine bağlayın. Vardiyaları erken tespit etmek ve stratejilerinizi buna göre ayarlamak için gerçek zamanlı satınalma verilerini ve tedarikçi performans göstergelerini kullanın.
Matrisin Yaygın Tuzakları ve Sınırlamaları
Kraljic Matrisi kullanışlı bir araçtır, ancak etkinliği nasıl uygulandığına bağlıdır. Kötüye kullanım veya aşırı basitleştirme, kötü kararlara, israf kaynaklara veya artan riske yol açabilir. Sınırlamaları anlamak, ekiplerin matrisi etkili bir şekilde uygulamalarına ve yaygın hatalardan kaçınmalarına yardımcı olur.
Öğeleri Yanlış Sınıflandırma
Arz riskini veya kar etkisini yanlış değerlendirmek en sık karşılaşılan sorunlardan biridir. Öğeler yanlış çeyreğe yerleştirilirse, ortaya çıkan stratejiler yanlış hizalanmış olabilir. Örneğin, bir darboğaz öğesini kritik olmayan olarak değerlendirmek stokların tükenmesine yol açabilirken, düşük etkili bir kategorinin aşırı yönetimi zaman ve bütçeyi boşa harcar.
Bunu önlemek için:
- Objektif, veri odaklı kriterler kullanın.
- Analizi doğrulamak için işlevler arası paydaşları (örneğin operasyonlar, mühendislik, finans) dahil edin.
- Sınıflandırmaları periyodik olarak yeniden değerlendirin, özellikle büyük iş veya tedarik zinciri değişikliklerinden sonra.
Karmaşık Satınalma Dinamiklerinin Aşırı Basitleştirilmesi
Matris sadece iki değişkene dayanır - arz riski ve kar etkisi. Bu, modeli basit ve erişilebilir tutsa da, tedarik kararlarının tüm karmaşıklığını yakalamaz. Mevsimsel talep artışları, uyumluluk gereksinimleri veya teslimat kısıtlamaları gibi diğer faktörler de tedarikçibulma yaklaşımlarını etkileyebilir.
Satınalma ekipleri matrisi eksiksiz bir çözümden ziyade bir başlangıç noktası olarak ele almalıdır. İş ortamınızın gerçeklerini yansıtmak için gerektiğinde ek boyutlar veya karar kriterleri katmanlamayı düşünün.
Statik Anlık Görüntü
Kraljic Matrisi, belirli bir zamanda tedarikçi ve ürün koşullarının bir anlık görüntüsünü yansıtır. Bununla birlikte, sabit bir referans olarak ele almak risk yaratır. Tedarikçi performansı, maliyet değişiklikleri, jeopolitik dinamikler ve iç talep hızla değişebilir ve orijinal sınıflandırmayı yanlış hale getirebilir. Bu, yanlış yerleştirilmiş önceliklere, modası geçmiş kaynak stratejilerine veya savunmasız satınalma pozisyonlarına aşırı güvene yol açabilir.
Bunu önlemek için:
- Hangi tedarikçi kategorilerinin pazar değişikliklerine en duyarlı olduğunu belirleyin ve daha sık yeniden değerlendirme için bunları işaretleyin.
- Kategori incelemesini otomatik olarak isteyen eşikler veya tetikleyiciler (geç teslimatlar veya sözleşmenin sona ermesi gibi) ayarlayın.
- Matristeki varsayımlar artık geçerli olmadığında ekipleri proaktif olarak uyarmak için tedarik istihbaratı araçlarını kullanın.
Matris, dinamik bir model olarak ele alındığında en etkilidir, ancak statik bir grafik olarak değil.
Kraljic Matrisi 2.0
Orijinal model kullanışlılığını korurken, sınırlamaları satınalma liderlerini onu daha dinamik, veriye entegre çerçevelere dönüştürmeye yöneltti
Bu yükseltilmiş yaklaşımlar genellikle şu şekilde adlandırılır Kraljic Matrisi 2.0 satınalma giderek daha karmaşık ve teknoloji odaklı hale geldikçe daha derin içgörüler ve stratejik hedeflerle daha iyi uyum sağlayın.
Güncellenmiş Kraljic Portföy Satınalma Modeli
Kraljic Matrisi'nin modern yorumu, daha fazla boyut ekleyerek ve tedarikçi ilişki yönetimini entegre ederek faydasını genişletir. Sadece kâr etkisine ve tedarik riskine güvenmek yerine, matrisin gelişmiş versiyonları şunları da dikkate alabilir:
- Yaşım Döngüsü Maliyet Etkisi: Bakım, destek ve elden çıkarma dahil toplam sahip olma maliyeti.
- İnovasyon Potansiyeli: Tedarikçinin Ar-Ge'ye veya uzun vadeli rekabet gücüne katkıda bulunma yeteneği.
- ESG (Çevresel, Sosyal ve Yönetişim) Uyumu: Sürdürülebilirlik ve etik kaynak standartlarına uygunluk.
Bu eklemeler, tedarikçilerin ve kategorilerin daha kapsamlı bir bölümlendirilmesine izin verir. Satınalma ekipleri ayrıca statik sınıflandırmalardan ağırlıklı puanlama sistemlerine geçerek tedarikçi değerlendirmesini daha hassas ve değişen iş hedeflerine uyarlanabilir hale getiriyor.
Modern Satınalma Araçlarıyla Çalışmasını Sağlama
Modern satınalma platformları Kraljic Matrisinin potansiyelini tam olarak gerçekleştirmek için gereklidir. Statik elektronik tablolar görünürlüğü sınırlar ve karar vermeyi geciktirir. Dijital araçlar gerçek zamanlı tedarikçi yönetimi ve portföy analizi sağlar.
Matrisin etkinliğini artıran temel çözümler şunlardır:
- Harcama Analizi Gösterge Tabloları. Harcama eğilimlerine, tedarikçi konsantrasyonuna ve sözleşme kapsamına göre yüksek etkili kategorileri belirleyin.
- Tedarikçi Risk İzleme. Entegre veri akışları ve uyarıları kullanarak finansal istikrar, teslimat güvenilirliği ve uyumluluk sorunlarını izleyin.
- Tedarikçi Performans Takibi. Tedarikçileri birden çok KPI'da puanlayın ve sonuçları matris sınıflandırmalarıyla hizalayın.
- Sözleşme Yönetimi. Uyumluluk izleme için sözleşmelerin merkezileştirilmesi ve şartların tedarikçi sınıflandırması ve performans ölçümlerine bağlanması.
Team Procure ile Kraljic Matrisini Hayata Geçirin
Team Procure ile Kraljic Matrisi statik bir planlama aracından dinamik, gerçek zamanlı bir satınalma stratejisi motoruna dönüştürebilirsiniz.
- Dinamik Harcama Analizi. Doğru matris yerleşimi için yüksek etkili öğeleri belirlemek için tedarikçi, proje veya kategori başına harcamayı anında analiz edin.
- Tedarikçi Yönetimi ve Performans Takibi. Kolay yönetim için tedarikçileri hizmet alanlarına veya ürün kategorilerine göre segmentlere ayırın. Sistem içindeki satıcı performansını değerlendirin ve matris doğruluğunu korumak için düşük riskli/yüksek riskli tedarikçileri işaretleyin. Satınalma faaliyetleri genelinde hızlı erişim, kontrol ve tutarlı dokümantasyon için tedarikçi sözleşmelerini merkezi olarak depolayın.
- Yerleşik RFQ'lar. Maliyetleri düşürmek ve kaynak bulma verimliliğini artırmak için rekabetçi teklifleri kolaylaştırın - kaldıraç ve darboğaz öğelerini yönetmek için idealdir.
- Gerçek Zamanlı Görünürlük ve Stratejik Uyum. Harcama, tedarikçi performansı ve kaynak bulma faaliyetlerine ilişkin eksiksiz bir genel bakışa tek bir yerden erişin. Bu, ekiplerin riskleri belirlemesine, maliyet fırsatlarını belirlemesine ve koşullar ve iş öncelikleri geliştikçe stratejileri ayarlamasına olanak tanır.
Team Procure, zamanında, riske duyarlı satınalma kararlarını destekleyen dinamik veri anlık görüntülerinin yanı sıra satınalma faaliyetleri, harcama kalıpları ve tedarikçi kategorileri hakkında daha derin görünürlük sağlayarak Kraljic Matrisini eyleme geçirilebilir ve ölçeklenebilir hale getirir.
Özet
Kraljic Matrisi hala stratejik satınalma için en pratik araçlardan biri olmaya devam ediyor. Satın alımları arz riskine ve kar etkisine göre kategorize ederek, şirketlerin iş önceliklerine uygun kaynak faaliyetlerini uyarlamasına, riske maruz kalmayı azaltmasına ve tedarikçi ilişkilerini optimize etmesine olanak tanır. Dört Kraljic Matris ögesinin her biri, verimliliği ve değeri en üst düzeye çıkarmak için farklı bir yönetim yaklaşımı gerektirir.
Bununla birlikte, satınalma operasyonel olarak daha karmaşık hale geldikçe, model gelişti. Kraliyet Matrisi 2.0 gelişmiş analitik, daha geniş karar kriterleri ve dijital satınalma sistemleriyle entegrasyonu dahil ederek orijinal çerçeveye dayanır. Team Procure gibi araçlar, matrisi otomatik iş akışları aracılığıyla operasyonel hale getirmeyi önemli ölçüde kolaylaştırır ve onu statik bir varsayımdan sürekli, veri odaklı bir sürece dönüştürür.
Satınalma stratejinizi hayata geçirmeye hazır mısınız? Bir demo planlayın Team Procure ile satınalma içgörülerini eyleme dönüştürmeye başlayın.
