Tedarikçiler, satınaşöa sürecinin can damarıdır. Performansları tedarik zinciri istikrarını, ürün kalitesini ve müşteri memnuniyetini şekillendirir. Düşük tedarikçi performansı genellikle gecikmelere, beklenmedik maliyetlere ve uyumluluk risklerine yol açar.
Şirketler, tedarikçi sonuçlarını izlemek ve yükseltmek için net bir yola ihtiyaç duyar. Tedarikçi Performans Yönetimi (SPM) beklentileri belirlemek, ilerlemeyi ölçmek ve iyileştirmeleri teşvik etmek için yapılandırılmış bir yaklaşım sağlar. Tedarikçi gözetimi, marjları korumak ve operasyonları güçlendirmek için pratik bir araç haline getirir.
Tedarikçi Performans Yönetimi Nedir?
Tedarikçi Performans Yönetimi (SPM), zaman içinde satıcı performansını değerlendirmek, izlemek ve optimize etmek için yapılandırılmış bir süreçtir. Tanımlamayı içerir temel performans göstergeleri (KPI'lar), beklentilere göre sonuçları düzenli olarak ölçer ve iş akışlarını iyileştirmek için tedarikçilerle işbirliği yapar.
Tek seferlik satınalma görevlerinin aksine, SPM devam eden bir süreçtir. Şirketlerin tedarikçi sonuçlarını iş hedefleriyle uyumlu hale getirmesine, riskleri azaltmasına ve istikrarlı değer sağlayan ortaklıklar kurmasına yardımcı olur.
Tedarikçi İlişkileri Yönetimi ve Performans Yönetimi Arasındaki Fark
Kenneth Lysons tarafından belirtildiği gibi Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi, SRM bir ilişki sermayesidir, SPM ise performans bilançosu olarak tanımlanabilir.
Basitçe söylemek gerekirse, SRM güven oluşturmak ve yeniliği mümkün kılmakla ilgilidir. SPM, tedarikçileri taahhütlerinden sorumlu tutmaya ve performanslarının önceden tanımlanmış hedeflere ulaşmasını sağlamaya odaklanır.
SPM Neden Önemlidir?
Yapılandırılmış bir SPM süreci hızlı kazançlar ve uzun vadeli değer sağlar. Temel faydalar şunları içerir:
- Azaltılmış Operasyonel Risk: Düzenli kontroller, geç teslimatlar, uyumluluk performans boşlukları veya düşük kalite gibi potansiyel riskleri erken işaretler. Ekipler hızlı hareket eder ve aksamaları önler. Örneğin, teslimat güvenilirliğini izlemek, maliyetli üretim kesintilerini önlemeye yardımcı olur.
- Daha Sıkı Maliyet Kontrolü: Maliyet KPI'larını izleme, şirketlerin gizli ücretleri tespit etmesine, aşımı önlemesine ve tedarikçilerin sözleşme şartlarına uygun olmasını sağlamasına yardımcı olur. Zamanla bütçeleri daha doğru tahmin ediyorlar ve daha akıllı kaynak seçimleri yapıyorlar. Ayrıca satıcıları karşılaştırmaya ve daha iyi fiyatlandırma pazarlığına yardımcı olur.
- Yüksek Tedarikçi Kalitesi: Resmi değerlendirmeler, tedarikçileri üzerinde anlaşmaya varılan standartlara karşı sorumlu tutar. Bu, kusurları ve yeniden işlemeyi azaltır ve teslim sürelerini kısaltır.
- Daha İyi İşbirliği: SPM açık, iki yönlü iletişimi teşvik eder. Net geri bildirim, ortak problem çözme ve sürekli iyileştirme için alan yaratır. Düzenli incelemeler ayrıca daha güçlü ortaklıklar kurarak tedarikçileri yeniliğe açık hale getirir.
- Performansa Dayalı Tedarikçi Segmentasyonu: Performans verileri, stratejik ortakları, düşük performans gösterenleri ve aşamalı olarak kaldırılması gerekenleri ortaya çıkarır. Kaynaklar en çok değeri sağladıkları yere gider. Bu segmentasyon, uzun vadeli işbirliğine nereye yatırım yapılacağına ve tedarikçilerin nereye değiştirileceğine karar vermeye yardımcı olur.
- Denetim ve Uyum Desteği: Her inceleme ve puan belgelenir ve denetimler, raporlar ve dahili kontroller için sağlam bir iz sağlar.
Etkili SPM, tedarikçilerin iş hedefleriyle uyumlu tutarlı sonuçlar sunmasını sağlar. Satınalmayı sadece işlemsel bir işleve değil, stratejik bir itici güdüye dönüştüren başka bir bileşendir.
Tedarikçi Performansını Yönetmek için Temel Adımlar
Başarılı tedarikçi performans yönetimi, netliği, hesap verebilirliği ve işbirliğini destekleyen tekrarlanabilir bir süreç gerektirir. Her adım sorumlulukları tanımlamalı ve şüphe bırakmamalıdır.
Adım 1. Performans Beklentilerini Belirleyin
Her tedarikçi için ölçülebilir KPI'lar tanımlayarak ve bunları stratejik hedeflere bağlayarak başlayın. Bu listeyi kilit paydaşlarla paylaşın ve satıcılarınızın bunları anladığını ve kabul ettiğini onaylayın. Bir sözleşmede KPI'ların belgelenmesi daha sonra anlaşmazlıkları azaltırken, net anlaşmalar zamandan tasarruf sağlar ve hesap verebilirlik yaratır.
Adım 2. Performansı Değerlendirin ve Verileri Analiz Edin
ERP sistemlerinden, iç ekiplerden ve tedarikçi raporlarından tedarikçi performans verilerini toplayın. Değerlendirmeleri çalıştırın:
- Tedarikçi kritikliğine bağlı olarak aylık veya üç ayda bir.
- Kıyaslamalara karşı puan kartlarını veya gösterge tablolarını kullanma.
- Tarihsel eğilimleri ve iyileşme veya düşüş modellerini kontrol ederek.
Tedarikçi performansının eksiksiz bir görünümünü elde etmek için satınalma, operasyonlar ve kalite güvenliğinden veri ve içgörüler elde edin. En kritik tedarikçiler için sık yapılan incelemeleri rezerve ederken, düşük etkili olanlar daha az sıklıkta kontrol edilebilir.
Adım 3. Geri Bildirim Sağlayın ve Geliştirmek için İşbirliği Yapın
İnceleme sonuçlarını tedarikçilerle paylaşın ve bu süreci iki yönlü tutun:
- Güçlü ve zayıf yönlerini doğrudan belirtin.
- Tedarikçilerden karşılaştıkları sorunlar veya sınırlamalar hakkında girdi isteyin.
- İyileştirme için eylemler ve zaman çizelgeleri üzerinde anlaşın.
Bu açık geri bildirim döngüsü, güveni teşvik eder ve satıcıların sorunları çözme konusunda meşgul olmasını sağlar. Düzenli kontroller, hatta kısa olanlar bile, yanlış hizalamayı önlemeye yardımcı olur ve her iki tarafın da aynı hedeflere odaklanmasını sağlar.
Adım 4. Tüm Süreci Takip Edin
Performans yönetimi sürecinin her yönünü belgeleyin: değerlendirme sonuçları, toplantı notları, geri bildirim ve iyileştirme planları. Bu yardımcı olur:
- Şeffaflık ve hesap verebilirlik oluşturun.
- Uyumluluk için bir denetim izi oluşturun.
- Zaman içinde satıcı karşılaştırmasını basitleştirin.
Tüm kayıtları merkezi bir sistemde saklayın, böylece tüm paydaşlar ilerlemeyi görebilir. Bu, e-postaları veya dosyaları kovalamayı önler ve güncellemeleri anında görünür hale getirir.
Temel Tedarikçi Performans Metrikleri
Tedarikçi performansını iyi ölçmek için şirketlerin maliyet, teslimat ve kalite kontrollerinden daha fazlasına ihtiyacı vardır. Ayrıca risk, yenilik ve duyarlılığı izlemelidirler. Birlikte, bu kategoriler tedarikçilerin iş hedeflerini nasıl desteklediğine dair kapsamlı bir görünüm sağlar.
Ana metrik grupları şunları içerir:
- Maliyet: Giderleri ve fiyatlandırma tutarlılığını izler.
- Teslimat: Zamanında ve güvenilirliği izler.
- Kalite: Standartlara uygunluğu kontrol eder.
- Risk: Finansal ve operasyonel istikrarı ölçer.
- Yenilik: Geliştirme ve değer katma yeteneğini gösterir.
- Duyarlılık: Problem çözmede hız ve etkinliği ölçer.
Tek başına bir gruba odaklanmak kör noktalar yaratırken, dengeli bir ölçüm seti daha esnek bir tedarikçi tabanı oluşturur. Tüm grupları izlemek, satınalma ekiplerinin günlük operasyonları uzun vadeli stratejiyle uyumlu hale getirmesine yardımcı olur.
Maliyet
- Satınalma Fiyatı Varyansı (PPV): Beklenen ve gerçek fiyatlar arasındaki farkı gösterir. Sık görülen boşluklar gizli ücretlere veya istikrarsız fiyatlandırmaya işaret edebilir. PPV oranlarını izlemek, tedarikçileri yan yana karşılaştırmaya ve daha öngörülebilir fiyatlandırmaya sahip olanları belirlemeye yardımcı olur.
- Toplam Sahip Olma Maliyeti (TCO): Satınalma fiyatını ve bir tedarikçiden mal veya hizmet edinme, çalıştırma ve bakımla ilgili tüm maliyetleri inceler. Buna nakliye, depolama, destek ve bertaraf dahildir. TCO'yu takibi, gizli masrafları belirlemenize ve uygun maliyetli tedarikçi kararları vermenize yardımcı olur.
Teslimat
- Zamanında Teslimat Oranı (OTD): Kararlaştırılan zaman çizelgelerine göre teslim edilen siparişlerin yüzdesini ölçer ve üretimi programa uygun tutmak için çok önemlidir. Sürekli olarak düşük OTD oranları, tedarikçi planlaması veya lojistik kapasitesindeki sorunları işaret eder.
- Teslim Süresi: Sipariş vermekten teslim alınmasına kadar geçen süreyi ölçer. Güvenilir, öngörülebilir teslim süreleri, ekibinizin talebi doğru bir şekilde tahmin etmesine ve yalın envanter seviyelerini korumasına yardımcı olur. Kısa ve tutarlı teslim sürelerine sahip tedarikçiler, daha sorunsuz operasyonlar ve daha mutlu müşteriler için sizi hazırlar.
KALİTE
- Kusur oranı: Kalite kontrolünden başarısız olan mal veya hizmetlerin yüzdesi. Yüksek bir oran, daha fazla getiri ve hayal kırıklığına uğramış müşteriler anlamına gelir. Zamanla, bu ölçüm, bir tedarikçinin aynı sorunları iyileştirip geliştirmediğini veya bunlarla mücadele etmeye devam edip etmediğini gösterir.
- Geri dönüş oranı: Kusur veya uyumsuzluk nedeniyle iade edilen ürünlerin payı. Hem kalite hem de doğruluk sorunlarını gösterir. Düşük getiri oranı para tasarrufu sağlar ve müşteri memnuniyetini artırır.
Risk
- Uyumluluk Puanı: Tedarikçinin düzenleyici, etik ve sözleşme kurallarına uyup uymadığını kontrol eder. Bu, uzun vadeli ortaklar seçerken birçok KOBİ için kilit bir faktör haline gelen ESG standartlarını içerir.
- Finansal Risk Derecelendirmesi: Dahili veya üçüncü taraf değerlendirmeleri kullanarak tedarikçinin finansal durumunu değerlendirir. Düzenli kontroller, iflasların veya ani kapasite kesintilerinin neden olduğu aksaklıkları önlemeye yardımcı olur.
Yenilik ve Yanıt Verme
- İyileştirme Girişimleri: Tedarikçilerin süreç veya performans iyileştirmeleri ne sıklıkta önerdiğini veya sunduğunu gösterir. Bu metrik, hangi tedarikçilerin temel gereksinimlerin ötesine geçtiğini ve katma değere aktif olarak katkıda bulunduğunu vurgulamaktadır.
- Duyarlılık: Bir tedarikçinin sorunları ne kadar çabuk çözdüğünü izler. Uzun gecikmeler operasyonlara zarar verir ve maliyetleri artırır. Hızlı yanıtlar projeleri yolunda tutar ve güveni güçlendirir.
Bu metrikler arasında dengeli bir puan kartı kullanmak, tedarikçi performansının keskin bir görünümünü sağlar. Yöneticilerin bilinçli kararlar almasına ve tedarikçilerin sorumlu tutulmasına yardımcı olur. Tutarlı bir şekilde kullanıldığında, bu ölçümler hem verimli hem de uyarlanabilir bir tedarikçi ağı oluşturmak için güçlü bir araç haline gelir.
Üstesinden Gelinmesi Gereken SPM Zorlukları
Net adımlar ve sağlam ölçümlerle bile tedarikçi performans yönetimi zor olabilir. Satınalma ekipleri genellikle performans takibini ve tedarikçi işbirliğini engelleyen yinelenen sorunlarla karşılaşır.
Eski veya Silolanmış Veriler
Birçok ekip hala elektronik tablolara veya bağlantısız sistemlere güveniyor. Bu, eksik tedarikçi kayıtlarına, gecikmiş raporlamaya ve sınırlı görünürlüğe yol açar.
Gerçek zamanlı ve merkezi veriler olmadan analiz reaktif kalır. Ekipler performans darboğazlarını erken tespit etmek ve ilerlemeyi doğru bir şekilde izlemek için mücadele ediyor. Manuel veri girişi ayrıca hataları ve tutarsızlıkları artırarak raporları daha az güvenilir hale getirir.
Büyük Tedarikçi Tabanı
Yüzlerce tedarikçiyi yönetmek kaynak ağırlığıdır. Sorunlar arasında bölgesel veya düşük kademeli tedarikçiler hakkında sınırlı iç görü, iş birimleri arasında farklı değerlendirme kuralları ve tedarikçileri değer veya riske göre bölümlere ayırma zorluğu yer alır.
Otomasyon ve net gruplama olmadan ekipler performans yönetimini ölçeklendiremez veya kilit tedarikçilere odaklanamaz. Bu, stratejik tedarikçiler yeterince dikkat çekmezken, düşük değerli satıcılar için çaba harcıyor.
Standartlaştırılmış Süreçlerin Eksikliği
Farklı ekipler tedarikçileri farklı kriterler, formatlar veya programlar kullanarak değerlendirebilir. Bu, denetim izlerinde ve belgelerde boşluklara neden olur ve tedarikçileri adil bir şekilde karşılaştırmayı zorlaştırır.
Doğru dijital araçlarla desteklenen standartlaştırılmış bir çerçeve, her değerlendirmenin şeffaf, adil ve tekrarlanabilir olmasını sağlar. Ayrıca yeni ekip üyelerini işe almayı kolaylaştırır ve ekibiniz geliştikçe sürecinizi tutarlı tutar.
Zayıf İki Yönlü İletişim
SPM, tek taraflı incelemelere değil, açık diyaloga bağlıdır. Yaygın sorunlar arasında tedarikçilere verilmeyen geri bildirimler, ara sıra performans toplantıları ve ortak iyileştirme hedeflerinin olmaması yer alır.
Tedarikçiler değerlendirme ve iyileştirme sürecinden dışlandığında, düzeltmeleri yavaşlatır ve işbirliğine zarar verir.
Sınırlı Kaynaklar
Satınalma ekipleri genellikle yalın çalışır. Sıkı programlarla, düzensiz veya sığ tedarikçi performans incelemeleri, kaçırılan veri kontrolleri ve yüzeysel analizlerle karşı karşıya kalırlar.
Otomasyon, ekiplerin yöneticiye daha az, stratejik eylemlere daha fazla zaman ayırmasını sağlar. Küçük ekipler bile çabalarını manuel süreçler yerine dijital araçlar kullanarak ölçeklendirebilir.
Team Procure İle Tedarikçi Performans Yönetimi Sürecini Kolaylaştırın
Tedarikçi performansını manuel olarak yönetmek verimsizdir ve özellikle karmaşık bir tedarikçi ağına sahip şirketler için hatalara eğilimlidir. Team Procure, tedarikçi performans döngüsünün her aşamasını basitleştiren birleşik bir çözüm sunar.
Platformumuzun tedarikçi performansını etkili bir şekilde yönetmenize nasıl yardımcı olduğu aşağıda açıklanmıştır:
- Tedarikçi Yönetimi. Tedarikçi profillerini, sözleşme geçmişini ve performans kayıtlarını tek bir yerde saklayın. Bu merkezi görünüm, sonuçları izlemeyi ve tedarikçileri sorumlu tutmayı kolaylaştırır.
- Harcama Analizi. Harcamaları tedarikçi, proje veya departmana göre ayırın. Verileri maliyetli tedarikçileri tespit etmek, teslim edilen değeri ölçmek ve satıcı havuzunuzdaki performansı karşılaştırmak için kullanın.
- RFQ'lar (Teklif Talebi). Tedarikçi fiyatlandırmasını ve yanıt sürelerini karşılaştırmak için teklif etkinlikleri çalıştırın. Bu sonuçlar doğrudan performans puanlamasına ve gelecekteki değerlendirmelere beslenebilir.
Yeni: Tedarikçi Değerlendirmesi
Yaklaşan platform güncellemesinin bir parçası olarak, Team Procure, genişletiyor Tedarikçi Değerlendirmesi özelliği. Ekiplere tutarlı incelemeler yürütmek ve tedarikçi sonuçlarını hassas bir şekilde izlemek için yapılandırılmış bir süreç sağlar.
Temel yetenekler şunları içerir:
- Esnek Puanlama. Özel kriterlerinize göre uyarlanmış özel puan kartları oluşturun. Ekibiniz tarafından yapılan geçmiş derecelendirmeleri takip edin ve tedarikçi başına doğru ortalamalar alın.
- Zamanında Teslimat Oranları. Tedarikçilerin son teslim tarihlerini ne kadar güvenilir bir şekilde karşıladığını ölçün. En iyi performans gösteren tedarikçileri belirleyin ve teslimat risklerini azaltın.
- Tedarikçi Teslim Süreleri. Tedarikçilerin siparişleri birim fiyat veya miktara göre göndermesinin ne kadar sürdüğünü izleyin. Kalıpları tespit edin ve tedarikçileri zaman içinde karşılaştırın.
- Ortalama Gecikme. Tedarikçilerin ortalama kaç gün teslim tarihlerini kaçırdıklarını görün. Programları iyileştirmek ve planlamayı güçlendirmek için bu iç görüyü kullanın.
Bu özellikler, tedarik ekiplerine maliyet ve kaliteden teslimat ve riske kadar tedarikçi performansının eksiksiz bir görünümünü sağlar. Dağınık incelemeler ve bağlantısız elektronik tablolar yerine yapılandırılmış, güvenilir veriler kullanırlar. Team Procure ile, tedarik uzmanları geçici değerlendirmelerden veri odaklı değerlendirmelere geçer. Tedarikçi yönetimi şeffaf, tutarlı ve ölçeklendirilmesi daha kolay hale gelir.
Paketleme
Tedarikçi performans yönetimi, esnek tedarik zincirleri oluşturmak, değeri en üst düzeye çıkarmak ve uzun vadeli satıcı ilişkilerini beslemek için gereklidir. Net metrikler, düzenli incelemeler ve açık geri bildirimler içeren yapılandırılmış bir süreç uygulayarak tedarikçilerinizi ve ekibinizi paylaşılan başarı için ayarlarsınız.
Resmi bir yaklaşım olmadan, çoğu sorun operasyonları kesintiye uğratana veya müşterileri etkileyene kadar gizli kalır. SPM'ye yatırım yapan şirketler daha iyi görünürlük kazanır ve riskleri azaltır. Kolaylaştırılmış incelemeler manuel çalışmayı azalttığından ve strateji için zaman ayırdığından, küçük ekipler bile yararlanır.
Tedarikçi performans yönetimi, işaretlenmesi gereken bir kutudan daha fazlasıdır; daha güçlü ve daha rekabetçi bir işletmeye açılan kapınızdır. Farkı görmeye hazır mısınız? Team Procure ile bir demo planlayın Yapılandırılmış tedarikçi yönetiminin operasyonlarınızı nasıl daha esnek ve uygun maliyetli hale getirebileceğini görün.
