Satınalma liderleri maliyetleri düşürmek, verimliliği artırmak ve tedarikçi ilişkilerini daha etkili bir şekilde yönetmek için sürekli bir baskıyla karşı karşıyadır. Bu hedeflere ulaşmak için kanıtlanmış bir strateji, bir Grup Satınalma Organizasyonu (GPO) ile ortaklık kurmaktır. GPO'lar, birden fazla işletme genelinde talebi toplayarak, bireysel şirketlerin tipik olarak kendi başlarına yapabileceğinden daha iyi fiyatlandırma ve sözleşme koşulları sağlar.
Grup satınalma organizasyonları sağlık hizmetleri gibi sektörlerde köklü olsa da, artık üretim, perakende, yemek servisi ve eğitim alanlarında yaygın olarak kullanılmaktadır. Ancak bir GPO'ya katılmak her zaman net bir karar değildir. Kuruluşların sadece maliyet tasarrufu potansiyelini değil, aynı zamanda operasyonel sonuçları, riskleri ve uzun vadeli değiş tokuşları da anlamaları gerekir.
Grup Satınalma Organizasyonu (GPO) Nedir?
Grup Satınalma Organizasyonu veya GPO, şirketlerin satınalma hacmini birleştirerek tasarruf etmelerine yardımcı olur. Bunu şirketler için bir satınalma kulübü olarak düşünün: bireysel olarak pazarlık yapmak yerine, her üye kolektif satınalma gücünden yararlanır. Sonuç, daha iyi fiyatlandırma, daha güçlü sözleşme koşulları ve daha verimli satınalma süreçleridir.
Geleneksel olarak şirketler doğrudan tedarikçilere gider, bire bir pazarlık yapar ve kendi sözleşmelerini yönetir. Özellikle çok fazla satınalma gücü olmayan küçük şirketler için zaman alıcı olabilir ve pahalı olabilir. GPO'lar bu modeli çevirir. Süreci merkezileştirirler, tedarikçi müzakerelerinde ağır işleri yaparlar ve herhangi bir üyenin kullanabileceği önceden müzakere edilmiş sözleşmeler sunarlar.
GPO'ların Hızlı Geçmişi ve Evrimi
Grup satınalma organizasyonları sağlık sektöründe başladı. 1900'lerin başında hastaneler malzeme ve ilaç maliyetini düşürmek için bir araya gelmeye başladı. Zamanla, bu model o kadar etkili oldu ki perakende, imalat, eğitim ve hatta misafirperverlik gibi diğer endüstrilere yayıldı.
Bugün, GPO'lar her yerdedir. Bazıları son derece uzmanlaşmış, tek bir sektöre odaklanmaktadır. Diğerleri geniş bir tedarikçi kataloğuyla çok çeşitli sektörlere hizmet vermektedir. Grup satınalma organizasyonları, özellikle hızlı büyüyen veya kaynak kısıtlı şirketlerde, satınalma karmaşıklığını yönetmek için stratejik bir araç haline gelmiştir.
GPO'lar Nasıl Çalışır? Küçük Bir Ayrıntı
GPO kavramı oldukça basit olsa da, süreç, satınalmanın verimli, ölçeklenebilir ve iş hedefleriyle uyumlu olmasını sağlamak için birkaç yapılandırılmış adımı içerir.
Baştan sona tipik olarak şu şekilde çalışır:
- Üye Kaydı. Şirketler bir GPO'ya katılır, bazıları ücretsiz, diğerleri üyelik veya kademeli ücretler yoluyla. Kaydolduktan sonra, üyeler onaylanmış tedarikçilerle önceden müzakere edilen sözleşmelere erişim kazanır.
- Tedarikçi Müzakereleri. Grup satınalma organizasyonları süreçleri tüm üyeler adına yürütür. Daha büyük bir hacmi temsil etmek, daha düşük fiyatlandırma, daha iyi koşullar ve daha güçlü hizmet taahhütleri güvence altına almak için onlara avantaj sağlar. Bu, en büyük değer itici güçlerinden biridir: tedarikçiler büyük ölçekli, garantili hacimde teklif verirken genellikle daha esnek ve rekabetçidir.
- Sözleşme ve Fiyatlandırma Erişimi. Anlaşmalar sonuçlandırıldıktan sonra, üyeler doğrudan GPO aracılığıyla veya müzakere edilen şartları kullanarak tedarikçiden satın alabilir. Bu, kaynak bulma süresini azaltır ve satınalımlar arasında tutarlı fiyatlandırma sağlar.
- Devamlı Tedarik Desteği. Sözleşmelerin ötesinde, birçok grup satınalma organizasyonu sipariş izleme, fatura işleme, harcama analizi ve tedarikçi performans raporlaması gibi destek araçları sunar. Bazıları katma değer için kaynak bulma rehberliği veya kıyaslama sağlar.
Çoğu GPO, tedarikçiler tarafından ödenen idari ücretler yoluyla gelir elde eder. Bu ücretler genellikle toplam harcamanın küçük bir yüzdesidir. Buna karşılık, tedarikçiler tutarlı talep ile daha büyük bir müşteri tabanına erişebilir.
Bazı grup satınalma organizasyonları ayrıca GPO üyelik ücretleri, işe alım ücretleri alır veya hizmet seviyelerine bağlı olarak katmanlı fiyatlandırma modelleri sunar. Ücret şeffaflığı değişiklik gösterir, bu nedenle taahhütte bulunmadan önce maliyet yapılarını gözden geçirmeye değer, özellikle satınalma yatırım getirisini izliyorsanız.
GPO Türleri
Tüm GPO'lar aynı şekilde çalışmaz. Sektörünüze bağlı olarak, harcama kategorileri ve satınalma hedefleri, bir tür diğerinden daha uygun olabilir. Çoğu GPO iki kategoriden birine girer: yatay veya dikey.
- Yatay GPO'lar
Yatay GPO'lar, birden fazla sektördeki şirketlere hizmet eder. Ofis malzemeleri, Lojistik, BT Hizmetleri, Tesis Yönetimi veya Pazarlama araçları gibi ortak harcama kategorilerine odaklanırlar - sektörden bağımsız olarak çoğu şirketin ihtiyaç duyduğu şeyler.
Şirketinizin günlük ürünlerde veya dolaylı harcamalarda geniş tabanlı tasarruflara ihtiyacı varsa, yatay bir grup satınalma organizasyonu, karmaşık sözleşme yönetimine girmeden maliyetleri düzene sokmanın harika bir yolu olabilir. Özellikle temel olmayan harcamaları birleştirmek ve satıcı yayılımını azaltmak isteyen şirketler için faydalıdırlar.
- Dikey GPO'lar
Dikey GPO'lar sektöre özeldir. Sağlık hizmetleri için tıbbi ekipman, üretim için kimyasallar veya restoranlar ve konaklama zincirleri için gıda ürünleri gibi belirli bir alana özgü kategorilere odaklanırlar.
Dikey grup satınalma organizasyonları genellikle uyumluluk, tedarikçi performans ölçümleri ve kategoriye özgü hizmet gereksinimleri konusunda daha derine iner. Genellikle hizmet ettikleri endüstrinin operasyonel ve düzenleyici zorluklarını anlayan uzmanlar tarafından yönetilirler.
Son derece uzmanlaşmış kaynak ihtiyaçları olan şirketler için, dikey GPO'lar daha özel değer ve daha iyi tedarikçi uyumu sunma eğilimindedir.
GPO'ya Katılmanın Temel Faydaları
Bir grup satınalma organizasyonuna katılmanın gerçek değeri, çoğu şirketin kendi başına kurmakta zorlanacağı maliyet tasarrufu, süreç verimliliği ve tedarikçi ilişkilerine erişimin bir kombinasyonundan gelir.
İşte şirketlerin genellikle GPO üyesi olarak kazandıkları:
- Hacim Tabanlı İndirimler. Birincil fayda maliyet tasarrufundur. Konsolidasyon talebi ile, GPO'lar ortalama% 15-20 daha düşük fiyatlandırmayı güvence altına alıyor. Bu, özellikle küçük şirketlerin genellikle müzakere gücünden yoksun olduğu dolaylı harcamalar için etkilidir.
- Daha Hızlı Satınalma Döngüleri. Kullanıma hazır sözleşmelerle, işletmeler zaman alıcı RFP'ler, RFQ'lar ve tedarikçi incelemesi adımlarını atlar. Siparişler genellikle katılımdan sonraki günler içinde verilebilir, bu hızlı hareket eden veya kaynak sıkıntısı çeken ekipler için idealdir.
- Daha Geniş Tedarikçi Erişimi. GPO'lar üyeleri daha geniş bir denetlenmiş satıcı havuzuna bağlar, riski azaltır ve ihtiyaçlar değişirse veya hizmet seviyeleri düşerse daha fazla seçenek sunar.
- Daha Az Sözleşme Genel Bakımı. GPO'ları yönetme sözleşme müzakereler ve yasal şartlar, yönetici çalışmalarını azaltır ve yasal ileri geri olmadan fiyatlandırma tutarlılığının sağlanmasına yardımcı olur.
- Yalın Satınalma Ekipleri için Yardım. Daha küçük veya büyüyen şirketler, eksiksiz bir satınalma ekibi oluşturmaya gerek kalmadan tedarikçileri yönetmeye, harcamaları izlemeye ve uyumlu kalmaya yardımcı olmak için GPO'lara güvenebilir.
GPO'ların Arkasındaki Gizli Zorluklar
GPO'lar gerçek değer sunabilir, ancak mükemmel değildirler. Herhangi bir iş modeli gibi, imzalamadan önce dikkate alınması gereken bazı ödünlerle birlikte gelirler. Şirketiniz için bir GPO modelini değerlendiriyorsanız, aklınızda bulundurmanız gereken potansiyel dezavantajlar şunlardır:
- Sınırlı Tedarikçi Esnekliği. Bir GPO'ya katılmak genellikle tercih edilen satıcıların bir listesine bağlı kalmak anlamına gelir. Bu, niş ürünler tedarik etme, yerel sağlayıcılarla çalışma veya GPO ağı dışında uzun süredir devam eden tedarikçi ilişkilerini sürdürme yeteneğinizi azaltabilir.
- Sözleşme Taahhütleri. Bazı GPO'lar uzun vadeli sözleşmeler veya minimum harcama seviyeleri gerektirir. Bu, özellikle hızlı büyüme veya yeniden yapılanma dönemlerinde, işiniz değişirse yeniden müzakere etme veya dönüş yapma yeteneğinizi sınırlayabilir.
- Varsayılan ve Gerçek Tasarruf. Sadece bir GPO'da bulunarak para biriktirdiğinizi varsaymak kolaydır, ancak durum her zaman böyle değildir. Ekibiniz GPO sözleşmelerini aktif olarak kullanmıyorsa veya satın alma hacminiz gerekli minimum değerlere ulaşmıyorsa, beklenen indirimler asla gerçekleşmeyebilir.
- Yanlış Hizalanmış Öncelikler. Şirketiniz sürdürülebilirlik veya tedarikçi çeşitliliği gibi şeylere öncelik veriyorsa, bir GPO'nun sözleşmeleri bu hedefleri yansıtmayabilir. Bir GPO sözleşmeleri bu önceliklerle uyumlu değilse, stratejik hedefler ve taktik uygulama arasında sürtüşmeye neden olabilir.
- Şeffaflık eksikliği. Her GPO, tedarikçilerin nasıl seçildiğini veya ücretlerin nasıl yapılandırıldığını açıkça açıklamaz. Şeffaflık olmadan yatırım getirisini ölçmek veya bilinçli kararlar vermek zordur.
Küçük ve Büyük İşletmeler için GPO'lar: Kim Daha Fazla Yarar Sağlıyor?
GPO'lar hem küçük işletmeler hem de büyük işletmeler için satınalma ihtiyaçlarına ve yapılarına bağlı olarak farklı şekillerde fayda sağlar.
Küçük ve Orta Ölçekli Şirketler (KOBİ'ler)
Daha küçük şirketler genellikle en hızlı ve en göze çarpan kazançları görürler. Bunun nedeni, genellikle rekabetçi fiyatları kendi başlarına müzakere etmek için hacim veya dahili kaynaktan yoksun olmalarıdır. GPO'ların KOBİ'lere nasıl yardımcı olduğu aşağıda açıklanmıştır:
- Yüksek hacim olmadan daha iyi fiyatlandırmaya erişim.
- Karmaşık kaynak kullanımı olmadan kullanıma hazır sözleşmeler.
- Satınalma ekibini genişletmeye gerek yok.
- GPO'lar tedarikçileri inceler ve tedarikçi sözleşmelerini sizin için yönetir.
Birçok KOBİ için bir GPO'ya katılmak, karmaşık dahili sistemler kurmadan satın alma işlemlerini resmileştirmenin ve harcamalar üzerinde kontrol sahibi olmanın en kolay yollarından biridir.
Şirketler
Hali hazırda satınalma gücüne sahip olan daha büyük şirketler için GPO'lar, özellikle birden fazla departman veya lokasyonda operasyonları kolaylaştırmanın, görünürlüğü artırmanın ve tutarlılığı artırmanın bir yolunu sunar. Şirketler için GPO'ların avantajları şunları içerir:
- Departman veya tesisler arasında hacmi koordine etmek.
- Onaylı satıcıları kullanmak ve tutarlı tedarik iş akışlarını sağlamak.
- Düşük değerli, dolaylı kategorileri dış kaynak kullanın.
- İşlemleri ölçeklendirirken mevcut tedarikçi ağlarını kullanma.
Kısacası KOBİ'ler erişim kazanırken, işletmeler kontrol kazanır. Kullanım durumu değişir, ancak değer her ikisinde de geçerlidir.
Team Procure GPO'ları Nasıl Güçlendirir?
Team Procure platformu, entegre tedarik araçları paketi sunarak GPO'ların satınalma süreçlerini kolaylaştırmasını, üyeler arasındaki iş birliğini iyileştirmesini ve daha fazla maliyet tasarrufu sağlamasını mümkün kılar.
- Birden Fazla Üye Şirketler için Rol Tabanlı Erişim. Grup düzeyinde sözleşmelere, iş akışlarına ve tedarikçi verilerine erişimi paylaşırken her üye şirketin bağımsız çalışmasına izin verin.
- Yerleşik RFQ Araçları ve e-ihaleler. Düzenleyin ve yönetin Teklif Talepleri (RFQ'ler). Açık artırma tabanlı tedarik için, GPO’lar rekabetçi, kurumsal düzeyde teklif etkinlikleri düzenlemek amacıyla bağımsız bir eAçık artırma aracı olan SourceBid’i kullanabilir.
- Proje Tabanlı Satınalma. Satınalmayı projeye göre takip edin, yapılandırılmış yürütme ve raporlama için satınalma girişimlerine bütçeler, departmanlar, kullanıcılar ve ekipler atayın.
- Yapılandırılabilir Onay İş Akışları. Satın alma talepleri, satınalma siparişleri ve RFQ'lar için esnek onaylar ayarlayı özetim ve hesap verebilirliği sağlamak için belirli projelere ve departmanlara uygulayın.
- Tedarikçi Dizin Yönetimi. Faaliyet alanları, bilgi kartları, yeterlilik belgeleri ve performans değerlendirmeleri dahil olmak üzere ayrıntılı profillerle tedarikçi verilerini merkezileştirin.
- Analitik ve Raporlama Harcayın. Grup ve bireysel üye harcamalarına ilişkin görünürlük kazanın. Para birimine, satıcıya veya projeye göre harcamaları izleyin ve satın alma eğilimlerini analiz etmek, bütçe performansını izlemek ve veriye dayalı satın alma kararlarını desteklemek için raporlar oluşturun.
Team Procure, GPO'lara, bağlantısız elektronik tablolara veya e-postalara güvenmeden birden fazla katılımcı arasında satınalma işlemlerini verimli bir şekilde yönetmek için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlar. Şeffaflık, işbirliği ve ölçekte ölçülebilir etki için oluşturulmuştur.
Paketleme
Grup Satınalma Organizasyonları, maliyetleri düşürmek, kaynak kullanımını hızlandırmak ve tek başlarına ulaşamayacakları tedarikçi ağlarına erişmek isteyen şirketler için güçlü bir araçtır. Doğru GPO kurulumu, hem uygun fiyatlı satınalma gücü arayan küçük bir işletmeye hem de birden fazla konumda karmaşık satınalma işlemlerini yöneten bir şirket için ölçülebilir değer sağlayabilir.
Ancak faydalar otomatik olarak gelmez. Başarı, hedeflerinize uyan bir model bulmaya ve onu destekleyecek doğru teknolojiye sahip olmaya bağlıdır.
Takım Procure'un devreye girdiği yer burasıdır. Platformumuz, grup satınalma organizasyonlarına daha akıllı ve daha verimli çalışması için araçlar sağlar. Yerleşik işbirliği özellikleri ve gerçek zamanlı harcama görünürlüğü ile Team Procure, satınalma liderlerinin grup satınalma işlemlerini hassas bir şekilde yönetmelerini sağlar. Grup kaynaklarını kolaylaştırmaya hazır mısınız? ŞimdiTeam Procure ile bir demo planlayın.
