Satınalma, sorunsuz bir proje iş akışının önemli bir parçasıdır. Ancak birden fazla ekip, satıcı ve son teslim tarihi söz konusu olduğunda işlerin düzensizleşmesi gerçekten kolaydır. Proje bazlı satınalma yönetimi, şirketlerin belirli bir proje için satın almaları gereken her şeyi planlayarak, izleyerek ve kontrol ederek bu sürece yapı getirmelerine yardımcı olur.
Bu makalede, proje bazlı satınalma yönetiminin nasıl çalıştığını, neden önemli olduğunu ve doğru bir şekilde kurmak için hangi adımları izlenmesi gerektiği açıklanmaktadır. Ayrıca mevcut sürecinizi iyileştirmek için ipuçları ve Team Procure'un şirketlerin proje satınalmasını yönetmesine ve satınalma verimliliğini artırmasına nasıl yardımcı olduğuna dair gerçek hayattan bir örnek bulacaksınız..
Proje Bazlı Satınalma Yönetimi Nedir?
Proje bazlı satınalma yönetimi, belirli bir projeyi tamamlamak için gereken harici mal ve hizmetleri planlama, satınalma ve yönetme sürecidir. Satınalma sürecinin ne satın alınacağını bulmak, potansiyel tedarikçileri seçmek, sözleşmeleri yönetmek ve teslimatları ve giderleri takip etmek gibi alanlarını kapsar.
Bu proaktif yaklaşım, bir şirketin her birinin kendi bütçesi, zaman çizelgesi ve gereksinimleri olan birden fazla proje üzerinde çalıştığı durumlar için mükemmeldir. Örneğin, farklı müşterilere hizmet veren bir ajans veya paralel olarak birkaç girişimi yürüten bir iç ekip, her birini ayrı bir proje olarak değerlendirebilir. Satınalmanın proje düzeyinde yönetilmesi, satın alımların bu özel çabanın ihtiyaçlarını ve hedeflerini karşılamasını sağlar.
Etkili bir proje satınalması, neyin satın alındığı, ne zaman ihtiyaç duyulduğu ve bundan kimin sorumlu olduğu konusunda hesap verebilirlik sağlar - hepsi belirli bir girişim kapsamında. Proje tabanlı satınalma, tüm satın alımları şirket genelinde genel bir sistem üzerinden yürütmek yerine yapı sağlar.
Proje Bazlı Satınalma Yönetimi Neden Önemlidir?
Proje bazlı satınalma yönetimi, doğru mal ve hizmetlerin güvenilir tedarikçilerden satınalınmasını, zamanında teslim edilmesini ve bütçe dahilinde kalmasını sağlar. Yapılandırılmış bir yaklaşım olmadan, ekiplerin harcamaların izini kaybetmesi, satın alımları geciktirmesi veya proje gereksinimlerini karşılamayan tedarikçileri seçmesi kolaydır.
- Uygun Kaynak Tahsisi. Proje bazlı satınalma süreci gereksiz siparişleri önler ve kıtlık veya gecikme riskini azaltır. Ayrıca, bütçeler projenin başından itibaren açıkça tanımlandığından ve izlendiğinden maliyet kontrolünü geliştirir. Satınalma belirli proje hedeflerine bağlandığında, ekipler gerçek proje ihtiyaçlarına ve zaman çizelgelerine göre satınalma kararları alır.
- Satınalma Şeffaflığı. Satıcı seçimlerinin nasıl yapıldığına ve proje bütçelerinin nasıl harcandığına dair netlik, şeffaf tedarik süreçleri sağlar. Bu görünürlük, daha iyi proje izlemeyi destekler ve gecikme veya maliyet aşımı riskini azaltır. Ayrıca şeffaflık, tedarikçi performansını değerlendirmeyi ve satınalma stratejilerini gerçek zamanlı olarak ayarlamayı kolaylaştırır.
- Genel Verimlilik. İyi tanımlanmış bir satınalma süreci, özellikle dar teslim tarihlerine sahip karmaşık projelerde her şeyin uyumlu olmasını ve sorunsuz çalışmasını sağlar. Ekiplerin süreçleri tahmin etmeleri veya manuel takiplere güvenmeleri gerekmediğinde, daha hızlı hareket edebilir ve daha güvenle karar verebilirler.
Adım Adım Proje Bazlı Satınalma Yönetimi Süreci
Satınalma sürecinizi daha verimli yönetmenize yardımcı olan yapılandırılmış plana bir göz atalım. Aşağıdaki her adım, projenizi zamanında, bütçe dahilinde ve hedeflerle uyumlu tutmada önemli bir rol oynar.
1. Adım - Bütçeleri ve Zaman Çizelgelerini Belirleyin
İlk adım, projenin neye ihtiyaç duyacağını belirlemektir: hizmetler, malzemeler, araçlar, ekipman vb. Her bir kalemle ilişkili maliyetleri tahmin edin ve bu maliyetleri genel proje bütçesi dahilinde ayırın. Bu, aşırı harcamaların önlenmesine yardımcı olur ve her satınalma kararının bir finansal sınıra bağlı olmasını sağlar.
Bütçe tanımlandıktan sonra, her bir öğeyi proje zaman çizelgesine bağlayın. Her satınalma işleminin ne zaman yapılması gerektiğini ve ürün veya hizmetlerin ne zaman teslim edilmesi gerektiğini belirleyin. Teslimat süreleri, tedarikçi performansı ve dahili işlem süresi hesaba katılmalıdır.
2. Adım - Önemli Proje Paydaşlarını ve Rollerini Belirleyin
Satınalma farklı kişileri ve departmanları içerir, bu nedenle kimin neyden sorumlu olduğunu netleştirmek önemlidir. Tipik roller, satınalma faaliyetlerini denetleyen proje yöneticisi, tedarikçi etkileşimlerini yöneten satınalma görevlisi, bütçeleri izleyen finans lideri ve satınalma sürecini gözden geçiren ve yetkilendiren onaylayıcıları içerir.
Her rol açıkça tanımlanmalı ve iletilmelidir. Bu, sorunsuz koordinasyon sağlar ve yanlış iletişim veya örtüşen sorumlulukların neden olduğu gecikmelerin önlenmesine yardımcı olur. Herkes süreçteki rolünü bildiğinde, satın alma daha verimli çalışır ve hesap verebilirliğin sürdürülmesi daha kolaydır.
3. Adım - SatınAlma Sürecini Resmi Hale Getirin
Satınalma, baştan sona tutarlı ve iyi belgelenmiş bir süreci izlemelidir. Ekip üyelerinin resmi olarak mal veya hizmet talep ettiği bir satınalma talebiyle başlayın. Bu talep, miktar, tedarikçi, beklenen teslimat tarihi ve tahmini maliyet gibi temel ayrıntıları içermelidir. Rekabetçi fiyatlandırma gerekiyorsa, Teklif talebi (RFQ) en uygun şartlarla teklifler toplamak için birden fazla tedarikçiye gönderilebilir.
Teklifler gözden geçirildikten ve bir tedarikçi seçildikten sonra, ekip bir satınalma siparişi yayınlar. Nihai fiyat, miktar ve teslimat koşullarını ana hatlarıyla belirtir. Mal veya hizmetleri aldıktan sonra, bir teslimat makbuzu siparişin kararlaştırıldığı gibi yerine getirildiğini onaylar. Son adım, finansın fonları serbest bırakmadan önce faturayı PO ve makbuzla eşleştirdiği fatura işleme ve ödemeyi içerir.
Bu resmileştirilmiş süreç, herhangi bir finansal taahhütte bulunmadan önce tüm satın alımların izlenebilir, politikaya uygun olmasını ve onaylanmasını sağlar. Ayrıca raporlamayı iyileştirir, çünkü tüm kayıtlar belgelenir ve daha sonra erişilmesi kolaydır.
4. Adım - Tedarikçi Değerlendirme Kriterlerini Belirleyin
Tedarikçi seçimi açık, önceden tanımlanmış kriterlere dayanmalıdır. Öznel yargıya güvenmek, düşük performansa, kaçırılan son teslim tarihlerine veya beklenmedik maliyetlere yol açabilir. Bunun yerine, rekabetçi fiyatlandırma, hızlı teslimat, ürün kalitesi veya önceki deneyim gibi projeniz için en önemli olanı tanımlayın.
Bazı projeler için teknik sertifikalar, mevzuata uygunluk veya belirli yetenekler gerekebilir. Diğerlerinde, destek kullanılabilirliği veya coğrafi yakınlık belirleyici faktörler olabilir. Bu kriterler hem ilk satıcı seçimine hem de devam eden performans incelemelerine rehberlik etmelidir. Belgelenmiş bir değerlendirme yöntemi, ekiplerin tedarikçileri adil bir şekilde karşılaştırmasına ve seçimlerini haklı çıkarmasına yardımcı olur.
5. Adım - İş Onay Akışlarını Tanımlayın
Onay süreci, her satınalmanın değerine, kategorisine ve riskine göre açıkça tanımlanmalıdır. Daha küçük satın alımlar yalnızca bir proje yöneticisinin imzasını gerektirebilirken, daha büyük veya daha stratejik satın alımlar finans veya üst düzey liderlerden gözden geçirilmesi gerekebilir.
İyi yapılandırılmış iş akışları gecikmeleri ve yetkisiz harcamaları önlemeye yardımcı olur. Yönlendirme kuralları, satınalma emri tutarlarına, ürün kategorilerine veya talebi yapan departmana dayalı olabilir. Onay sürecinin belgelenmesi, tüm paydaşlara iletilmesi ve proje tedarikini yönetmek için kullanılan araçlarla desteklenmesi önemlidir.
6. Adım - Harcama ve KPI'ları Takip Edin
Satınalma faaliyetleri başladıktan sonra, fiili harcamaları onaylanan bütçeye göre izlemek önemlidir. Bu, proje yöneticilerinin ve finans ekiplerinin paranın nereye gittiğini görmesine, beklenmedik harcamaları erken işaretlemesine ve gerekirse ayarlamalar yapmasına olanak tanır.
Temel harcama takibinin ötesinde, ekipler de izlemelidir temel performans göstergeleri Bu, satınalmanın ne kadar iyi çalıştığını yansıtır. Satınalma siparişi döngüsü süresi, fatura doğruluğu ve rekabetçi kaynak kullanımından kaynaklanan maliyet tasarrufu gibi ölçümler değerli bilgiler sunar. Bu KPI'lar, satınalmanın projeyi planlandığı gibi destekleyip desteklemediğini veya değişikliklere ihtiyaç olup olmadığını gösterir.
Satınalma yönetimi yazılımı Veri toplamayı otomatikleştirmeye ve tüm satınalma sürecini basitleştirmeye yardımcı olarak ek idari işler olmadan görünürlüğü korumayı kolaylaştırır.
Başarılı Bir Proje Satınalma Yönetimi için En İyi Uygulamalar
Ekiplerin satınalma sürecini verimli ve proje hedefleriyle uyumlu hale getirmesi için destekleyici yöntemler ve doğru araçlar şarttır. Aşağıdaki en iyi uygulamalar riskleri azaltmaya, maliyetleri kontrol etmeye ve her proje genelinde yürütmeyi iyileştirmeye yardımcı olur.
- Tüm Projelerde Satınalma Süreçlerini Standartlaştırın. Talepler, onaylar, tedarikçi seçimi ve sipariş takibi için aynı süreci kullanmak tutarlılık yaratır. Yeni proje ekibi üyeleri için oryantasyonu basitleştirir, uyumluluğu iyileştirir ve birden fazla proje paralel olarak yürütüldüğünde karışıklığı azaltır. Standart prosedürler ayrıca satınalma faaliyetlerini denetlemeyi ve belgelerde boşluklar olmadan raporlar oluşturmayı kolaylaştırır.
- Manuel Görevleri Minimize Edin. Manuel yöntemler hatalara, gecikmelere ve zayıf görünürlüğe yol açar. Yönlendirme onayları, satınalma emirleri oluşturma ve teslimat durumunu izleme gibi tekrarlayan adımları otomatikleştirmek, yürütmeyi hızlandırmaya ve hatalardan kaçınmaya yardımcı olur. Ayrıca ekiplere e-posta dizilerini veya elektronik tabloları kovalamak yerine tedarikçileri yönetmeye ve kritik sorunları çözmeye odaklanmak için daha fazla zaman verir.
- Satınalmanızı Tek Bir Platformda Merkezileştirin. Satınalma verileri birden fazla araca dağıldığında harcamaları izlemek, stratejileri uygulamak veya sorunları tanımlamak zorlaşır. Satınalmanın merkezileştirilmesi şeffaflığı sağlar ve tüm paydaşlara, doğru bilgilere gerçek zamanlı erişim sağlar. Bu, farklı ihtiyaçları olan birden fazla projeyi yönetmek için gereklidir.
- Satınalma KPI'larını Düzenli Olarak İnceleyin. Satınalma temel metriklerini izlemek, ekiplerin neyin işe yaradığını ve iyileştirmelerin nerede gerekli olduğunu anlamalarına yardımcı olur. Bu incelemeler sadece sonunda değil, proje yaşam döngüsü boyunca yapılmalıdır. Sorunları erken ele almak gecikmeleri önler ve satınalmanın proje hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.
- Net İletişim Sağlayın. Net iletişim, tüm paydaşları her satınalma aşamasında bilgilendirmek anlamına gelir. Tedarik durumu, teslimat zaman çizelgeleri ve bütçe etkileri hakkında doğru, zamanında güncellemelerin paylaşılmasını içerir. Etkili iletişim, yanlış iletişimi önlemeye yardımcı olur ve departmanlar arasında hesap verebilirlik sağlar.
İnceleme: Team Procure Proje Bazlı Satınalma Yönetimine Nasıl Yardımcı Olur?
Bir siber güvenlik danışmanlığı firmasının, birden fazla müşteri katılımı genelinde satınalma faaliyetlerini yönetmenin daha iyi bir yoluna ihtiyacı vardı. Her projenin kendi bütçesi, ekibi ve satınalma ihtiyaçları vardı, ancak şirket parçalanmış iş akışları, sınırlı görünürlük ve manuel satınalma süreçleriyle mücadele etti.
Temel gereksinimleri satınalma ve muhasebe genelinde finansal verileri senkronize etmek için sorunsuz QuickBooks entegrasyonuydu . Ayrıca, her projenin benzersiz gereksinimlerini desteklerken satınalma operasyonlarını merkezileştirebilecek bir platforma ihtiyaçları vardı.
Team Procure ile artık şunları yapabiliyorlar:
- Projeleri ayrı ayrı oluşturun ve yönetin satınalmayı her bir taahhütle yapılandırılmış ve uyumlu tutun.
- Bütçeleri tanımlayın ve bunları projelere atayarak maliyetleri baştan kontrol etmeyi kolaylaştırın.
- Kullanıcıları ve departmanları atayın belirli projelere, onay ve satınalma sürecine yalnızca ilgili ekiplerin dahil olmasını sağlayın.
- Projeye göre harcamaları takip edin bütçeyi korumak ve satınalma performansını raporlamak için harcamaları proje bazında takip edin.
- Özelleştirilmiş onay iş akışlarını ayarlayın gecikmeleri azaltın ve proje bazına uyumluluk sağlayın.
- Satınalma siparişleri oluşturun belirli ürünler için ve RFQ'lar aracılığıyla rekabetçi teklif aldıktan sonra bunları seçilen tedarikçiye sipariş edin.
Sonuç, şirket içi koordinasyonu iyileştiren, daha sıkı mali kontrol sağlayan ve şirketin entegre muhasebe iş akışlarına olan ihtiyacını karşılayan, sorunsuz bir satınalma sürecidir.
{{custom-value}}
Özet
Proje bazlı satınalma yönetimi, ekiplere satınalma faaliyetlerini güvenle planlamak, kontrol etmek ve yürütmek için ihtiyaç duydukları yapıyı sağlar. Bütçeleri ve zaman çizelgelerini tanımlayarak, net roller atayarak, satınalma iş akışlarını resmileştirerek ve performansı izleyerek şirketler gecikmeleri azaltabilir, aşırı harcamayı önleyebilir ve her kaynağın doğrudan proje hedeflerini desteklemesini sağlayabilir.
Team Procure, bütçeleri planlama, iş akışlarını otomatikleştirme ve KPI'ları takip etme araçlarıyla her proje için tedarik üzerinde tam kontrol sağlar - hepsi tek bir platformda. Bir demo planlayın Team Procure'un tüm projelerinizde satınalmayı nasıl basitleştirebileceğini ve optimize edebileceğini görmek için bugün.
